L’une des pertes les plus graves qu’une entreprise peut subir est l’endommagement des documents physiques. La sauvegarde de ces biens après une catastrophe naturelle nécessite souvent l’assistance immédiate d’un service professionnel, afin de ne pas retarder plus qu’il n’est nécessaire la reprise des activités normales de l’entreprise. En mettant en œuvre de façon proactive des stratégies de prévention, vous pouvez éviter les pertes importantes de documents commerciaux et les coûts inévitables de récupération.

Protégez vos documents commerciaux importants

Sensibilisation aux risques liés aux événements naturels : un plan de préparation aux situations d’urgence pour l’entreprise est essentiel. Un plan adéquat évalue le degré de risque auquel les documents sont soumis en cas de catastrophe naturelle, surtout si vous vous trouvez sur un territoire présentant un risque hydrogéologique élevé. Par exemple, une inondation pourrait endommager à la fois les documents entreposés dans des endroits inadéquats (sous-sols, planchers, etc.) et les salles d’archives elles-mêmes. Lorsque les risques sont connus, il est plus facile de s’y préparer.

Identifier les documents les plus importants : il est nécessaire de considérer les conséquences de la perte des documents les plus importants de l’entreprise (les documents uniques, les plus anciens, ceux avec des informations confidentielles) et d’établir un plan qui prévoit où stocker ces documents en sécurité et comment les détruire en cas de besoin.

Archivage externe : les documents importants peuvent être confiés à des archives externes, qui sont équipées de manière optimale et situées dans des lieux à faible risque. S’il est nécessaire d’avoir un accès continu à ces types de documents, une copie de ceux-ci peut être conservée à portée de main, tandis que l’original est conservé en lieu sûr.

Créer des copies numériques : Les documents importants doivent être numérisés et les fichiers électroniques doivent être stockés sur un disque dur externe ou dans un nuage sécurisé. Le disque dur externe doit être stocké dans un endroit différent de celui où sont conservés les documents originaux. Il est également nécessaire de faire une sauvegarde périodique de ces fichiers.

Protégez vos documents sur place : investir dans des étagères ou des compacts résistants au feu et à l’eau est un bon point de départ. Dans le cadre du plan d’urgence, il faut mettre en œuvre une politique interne qui oblige les employés à conserver les documents dans ces archives bien équipées, plutôt que dans leur bureau.

Préparation de la propriété : il est essentiel de préparer le site physique où les documents sont entreposés de la meilleure façon possible :

Organiser des inspections régulières du bâtiment pour vérifier qu’il n’y a pas de problèmes qui pourraient causer des dommages futurs, comme des tuyaux ou des câbles électriques vieux ou non contrôlés.

Installer des fenêtres et des portes adaptées aux conditions climatiques. Ancrage des étagères au mur ou au sol

Placez les documents au-dessus d’un niveau d’inondation possible. Dans une archive, il est important que les documents soient à au moins 20 cm du sol. Idéalement, les archives devraient être installées à partir du rez-de-chaussée jusqu’à l’étage supérieur de l’immeuble, en évitant les niveaux de la rue et du plafond.

— juillet 2, 2019